Como organizar um evento de sucesso?

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Uma das formas mais fáceis para a sua empresa receber a exposição Gratuita de mídia (muitas vezes conhecida como “earned media”) é através da realização eventos.

 

Se você está se unindo com vários patrocinadores para realizar uma ação beneficente ou realização de uma conferência de imprensa para anunciar um lançamento de produto, há certos passos que você deve seguir para organizar o sucesso de um evento de mídia.

 

Organizar um evento, vai muito além de apenas contratar um serviço de tendas dobráveis. É preciso montar a equipe, verificar equipamentos, garantir que os prazos serão cumpridos, além de outras atividades.

Começar com um comunicado de imprensa

Enviar o seu comunicado de imprensa ajudará a mídia a decidir se a sua história é digna o suficiente de cobertura.

 

É por isso que é importante ter um bom relacionamento com a imprensa, o que evita ter que utilizar de qualquer propaganda. Os jornais locais(principalmente de bairro) estão à procura de notícias, não estão à procura apenas de patrocinadores.

 

Eventos que interessem ao público dos jornais, ou que lhe ajudem a atrair mais leitores, terão preferência. Por isso, busque também por sites especializados no seu segmento.

 

Geralmente, 2 a 3 dias antes do seu evento é aviso prévio suficiente.

 

 

Não esqueça de colocar todas as informações relevantes, que são fundamentais para que o evento possa ocorrer. Local, data, hora, etc.

 

Se a sua empresa fica muito distante dos grandes centros, lembre-se de avisar com antecedência.

Mantenha seus contatos atualizados

Depois de enviar o seu comunicado de imprensa, pode ligar aos editores dos jornais ou aos produtores das estações de televisão para verificar se o receberam. 

 

Muitas vezes vai abrir a conversa para que eles digam se eles pensam que podem vir ou não. 

 

Mesmo que os jornalistas não possam comparecer, você ainda pode enviar fotos e algumas informações sobre o evento.

 

Tenha em mente, notícias de última hora ou dias de notícias pesadas podem impedi-los de vir no último minuto. 

 

O mais importante é construir um bom relacionamento com os meios de comunicação.

 

Você também quer ver a hora que você faz o seu telefonema. Ligar 10 minutos antes das 17h pode parecer o fim do dia para ti, mas para um produtor é 10 minutos até um noticiário noturno. 

 

As melhores horas para ligar são geralmente por volta das 10 da manhã, e entre 13h e 14:30h.

Planeje cuidadosamente o tempo do seu evento

Estão todos trabalhando para cumprir os prazos. Os jornais se programam para veicular as notícias dos próximos horários e do dia seguinte. 

 

Você pode ter alguns contratempos, por isso contrate uma boa empresa de aluguel de geradores.

 

Significa que se eles vierem ao seu evento às 17:00 de quinta-feira, a cobertura pode não aparecer até sábado.

 

As estações de TV geralmente têm um noticiário de manhã, meio-dia, 5, 6, 10 e/ou 11 da tarde durante a semana, dependendo do seu mercado de TV.

 

Muitas vezes é mais conveniente contratar a sua própria equipe de gravação, e enviar o material para as produtoras. 

 

Afinal, é preciso entender que muitas vezes eles possuem uma grande demanda, o que fará que demore mais para que eles publiquem o seu material.

 

É preciso enviar às instruções corretas para o editor, assim você evita que ele faça os cortes em tempos errados.

 

Planeje seu tempo de evento para que não seja apenas conveniente para os repórteres, mas também aumenta suas chances de obter uma exposição mais imediata.

 

Você não pode fazer tudo sozinho

Por mais tentador que seja tornar-se diretor, seja gentil ao pedir os tipos de imagens que você deseja da equipe jornalística.

 

Você quer estabelecer uma certa relação com eles e começar uma relação com o jornal ou estação de TV.Ficar dizendo o que eles devem fazer, de forma agressiva, só vai piorar o ambiente de trabalho.

 

Não se esqueça, eles são profissionais e você não pode fazer tudo sozinho. Confie na equipe.

 

Se você está realizando o evento em uma empresa com mais de 50.000 m², caso o espaço reservado para a imprensa esteja na parte de trás do edifício, crie uma forma rápida e fácil de acesso para a equipe.

 

Não os deixe estacionar na frente do edifício e depois leve o equipamento até lá atrás, se puder evitar.

 

Se houver uma maneira de dirigir para trás, deixe a mídia saber as direções de condução em seu comunicado de imprensa e claramente marcar o caminho quando eles chegam.

 

Você também quer considerar que área de suas instalações é estritamente fora dos limites.

 

Por exemplo, se você não pode evitar uma longa caminhada, você realmente quer que a mídia andar por todo o seu edifício com câmeras?

 

Isso não significa que vão começar a disparar o que quiserem. Mas muitas empresas têm políticas rígidas sobre onde Câmeras e não-funcionários podem ir por razões proprietárias.

 

Utilize os materiais de divulgação

Pense bem no seu visual. Dê aos meios de comunicação o máximo de experiência prática possível.

 

Falar de um produto durante meia hora e, em seguida, se referir à imagem no folheto é algo que a mídia nem precisa aparecer.

 

Lembre-se, eles estão passando os materiais impressos para seus potenciais clientes (seus telespectadores ou leitores), então é importante manter o seu público em mente para que você possa obter a cobertura que você precisa.

Não esqueça das informações

Inclua as informações sobre o seu evento e distribua-as à mídia. Esta informação irá ajudá-los a escrever uma boa notícia, também ajuda você a ter mais controle sobre as notícias, uma vez que você está lhes oferecendo informações relevantes.  

Certifique-se da eficiência da comunicação

Não se esqueça de disponibilizar o seu contato com a comunicação social para perguntas. 

 

Se um repórter tem perguntas adicionais, eles precisam ser capazes de obter um contato de mídia rapidamente. 

 

Certifique-se de incluir o número de telefone do contato de mídia e qualquer outra informação de contato dentro do seu kit de imprensa.

Contrate mão-de-obra experiente

Você não tem que limitar os porta-vozes do seu evento para o seu próprio contato de mídia.

 

É importante que você capacite toda a sua equipe, para que ela possa dar informações básicas sobre o evento, e para aqueles que estão trabalhando diretamente com o público, é fundamental que eles possam esclarecer dúvidas mais específicas do público.  

Tenha sempre um “script”

Se você planeja falar para uma câmera ou com um repórter de jornal, ensaie sobre o que você quer dizer. Estar com a fala decorada, evita gaguejar ou esquecer algo diante das câmeras.

 

Pode ajudar ter um amigo que não está familiarizado com o seu negócio para ler o seu kit de imprensa e fazer perguntas que eles têm.

 

Quanto mais você treinar, mais natural irá parecer a sua fala. Não há nada pior do que um interlocutor robótico em frente às câmeras.

 

Você também quer considerar os diferentes tipos de meios. O jornal tem necessidades diferentes da televisão e vice-versa.

 

Um repórter de jornal pode lhe pergunta coisas não triviais, por isso é importante sempre estar preparado.

 

Cada meio tem diferentes maneiras de apresentar suas notícias para que eles vão precisar do tipo de que se adequa ao seu público o melhor.

E se o repórter não aparecer?

A emissora ou o jornal podem muito bem enviar um fotógrafo ou um cinegrafista em vez de um repórter.

 

Isso não significa que a tua história não seja importante para eles. Eles não estariam lá se não planejassem dar cobertura ao seu evento, por isso faça sempre o seu melhor.

 

Se um cinegrafista está a carregar o equipamento,não lhe dê um kit de imprensa. Oferece-te para o levar até ele conseguir as injecções de que precisa.

 

Trate sempre a equipe da melhor forma possível, muitas vezes apenas a cobertura visual do evento e um narrador(que poderá fazer a narração em estúdio), são suficientes para ter um bom material do seu evento.

 

Agora que você já sabe tudo sobre como organizar um evento de sucesso, confira nossas dicas para manter a produtividade da sua equipe.