Dentre as centenas de contas de despesas que uma empresa possui, sempre há aquelas que os desafiam os gestores por sua complexidade e pelo volume de informações. A conta de Telecom é uma das mais famosas entre as difíceis. E também onde estão meses ou anos de cobranças indevidas – ou comportamentos indevidos. É fundamental esses fatos em economia e lucro.
E o setor de Telecom é um dos mais importantes em toda a organização. Hoje em dia temos sistemas que nos permitem falar com clientes e parceiros comerciais do mundo todo, mas nenhum recurso é mais abrangente para isso que a Telefonia.
E é justamente nessa importância que também está o principal motivo pelo qual tantas empresas não dão aos custos de Telecom a importância necessária: a complexidade de gestão.
Gerir os custos de Telecom é desafiador, mas gera grandes resultados
Telecom reúne características que dificultam muito a gestão:
- É um custo que está presente em toda a empresa, tanto nos setores com a telefonia fixa quanto nas ruas com a telefonia móvel nas mãos de vendedores e técnicos. Isso gera um volume de movimentação mensal que não pode ser administrado manualmente;
- As áreas tratam os custos de Telecom de formas distintas, conforme a importância para elas e a prioridade das equipes. Isso dificulta muito a criação de uma gestão corporativa;
- As faturas são difíceis de serem interpretadas, com muitos termos técnicos e cobranças que não estão previstas nos contratos;
- As empresas de Telecom e Dados são burocráticas na relação com as empresas, o que desestimula, principalmente se não houver uma área dedicada.
Por todos esses motivos, é ainda mais importante que a empresa invista na gestão de Telecom – existem inúmeros fatos que direta e indiretamente geram custos desnecessários.
Como se trata de algo novo para muitas empresas e específico demais para usar as ferramentas de gestão das demais contas, o ideal é buscar o apoio de uma , que estuda o perfil da empresa e propõe as soluções.
Quais os pontos principais de uma gestão de Telecom eficiente?
Uma gestão de Telecom eficiente deve se apoiar em alguns pontos fundamentais:
Ter o controle de ativos de Telecom
O inventário de aparelhos móveis e fixos, centrais telefônicas, linhas e outros equipamentos. Desta forma é possível saber que aparelhos e linhas estão ociosos e eliminar custos de cobrança sem uso ou remanejar aparelhos em vez de adquirir novos.
Ter a visibilidade de linhas, planos e usuários
Ter a visibilidade de linhas, planos e usuários
Este ponto é fundamental para determinar se cada colaborador está usando o plano adequado ou se está com excesso ou falta de recursos – que ocasionam perdas financeiras.
Ter a movimentação transparente de gastos
Aqui a empresa pode ter um ganho financeiro importante fazendo a auditoria de contas de Telecom atuando em duas frentes:
- As cobranças indevidas as operadoras
- O uso indevido dos colaboradores
Um sistema de gestão de Telecom é a base para ótimos resultados
Não há como pensar em obter os melhores resultados de gestão sem investir em uma solução de sistema que possa concentrar todas as informações de inventário, perfis de uso e movimentações de gastos.
Ele será o ponto central de todas as decisões e melhorias que acontecerão na gestão de Telecom da empresa. Alguns sistemas de gestão de Telecom possuem ferramentas de Auditoria e Contestação, o que ajuda na administração dos processos com as operadoras.
Auditoria de contas de Telecom é geração de resultados
Como falamos anteriormente, as faturas de Telecom são um verdadeiro mistério para os gestores de áreas e empreendedores; muitos termos técnicos e a falta de uma documentação interna clara – e até mesmo dos contratos – que possa ser usada como base para a conferência.
Além disso, é uma tarefa mensal que precisa ser feita, já que sempre haverá erros. As empresas de telefonia, mesmo com todo o investimento que fazem, ainda têm dificuldades de cobrar com exatidão os planos corporativos com seus itens.
Mas é um trabalho que pode surpreender positivamente e mostrar que existem custos que podem ser recuperados – e evitados no futuro.
Os erros de operadoras não são os únicos em uma Auditoria
Além dos erros de operadoras, as práticas indevidas de usuários também podem ser apontadas na auditoria – ligações interurbanas em ramais não autorizados ou internacionais em horário de pico de valor, por exemplo.
Nesse caso, a empresa terá informações para rever processos – por exemplo, alterar o perfil da linha – ou alertar para o uso incorreto.
Quais os 5 passos para uma auditoria de contas em Telecom
01 – Contratar uma consultoria de Telecom
Uma consultoria de Telecom já tem a metodologia e sistema necessários para fazer a auditoria de contas de Telecom da forma mais assertiva. A empresa pode fazer o trabalho sem este apoio, porém será muito mais demorado e não terá toda a expertise necessária de uma consultoria.
02 – Levantamento de contratos de telefonia
É o momento de buscar documentos ou controles de todos os contratos vigentes com as operadoras, onde estão as condições de entrega e valor que serão a base para encontrar discrepâncias.
Poderemos encontrar os contratos padronizados e os personalizados, que são feitos mais sob medida para a empresa. É importante extrair de cada um todas as informações que poderão ser usadas nas etapas seguintes – números das linhas, franquias de voz e dados, itens inclusos e não inclusos.
03 – Processamento de faturas eletrônicas
Consiste em usar um sistema informatizado da consultoria de Telecom para extrair e formatar todas as informações necessárias e que serão usadas para confrontar com as condições contratuais vigentes.
Neste ponto já é possível detectar as inconsistências – cobrança de itens não previstos em contrato, de itens previamente cancelados ou alterações de valor ou perfil sem acordo prévio.
04 – Análise de cobranças retroativas
Se dentro do período selecionado há erros recorrentes, é possível estender retroativamente a auditoria até um período de 36 meses, que é o máximo permitido pela Anatel para contestações de valores.
Importante ressaltar que neste caso será preciso levantar os contratos de todo o período para confrontar cada cobrança com a condição vigente à época.
05 – Contestação
É o momento em que a consultoria de Telecom acionará as operadoras com o relatório apontando as divergências e abrindo um processo de contestação. Ela acompanhará o processo, que poderá:
- Encerrar com o ressarcimento total ou parcial em até 6 meses – e empresa poderá decidir por recorrer judicialmente para o que não foi ressarcido;
- Encerrar sem ressarcimento – o caminho judicial também passa a ser a opção.
Conforme podemos ver neste artigo, a auditoria de contas de Telecom pode ser um instrumento importante de recuperação de valores e ainda incrementar a margem do seu negócio com um valor que até então era inesperado.
